Jak dostać RODO za ćwierć ceny?

 

Co, jak, gdzie i kiedy – procedura postępowania.

 

Szanowna Pani,
Szanowny Panie,

Przygotowanie i wdrożenie systemu ochrony danych osobowych (ODO) jest obowiązkiem każdego Administratora danych. Mając na względzie wymagania związane z RODO oraz wynikające ze specyfiki działalności Administratora chcemy małym i średnim przedsiębiorcom (MŚP) z Podkarpacia zaproponować opracowanie systemu ODO w zgodzie z obowiązującymi przepisami i dobrymi praktykami.

Pokażemy tu, krok po kroku, procedurę aplikowania o 75% refundacji kosztu naszej usługi: „Optymalizacja ochrony danych osobowych”.

---

Krok 1. Zakładanie konta firmy na Podkarpackiej Platformie Wsparcia Biznesu (PPWB) .

 

Zainteresowany MŚP musi wejść na stronę https://ppwb.pl, gdzie znajdzie formularz zgłoszeniowy, którego górny fragment przedstawia rycina obok. Trzeba tam wpisać nazwę firmy, jej NIP oraz określić formę organizacyjną przez wybór w listy rozwijalnej (oznaczenie „1”), a następnie należy wybrać rejestrację jako „Odbiorca usług” (oznaczenie „2”).

 

 

 

Wypełniając kolejne komórki tabeli (rycina obok) podajemy osobę do kontaktu, dane kontaktowe oraz zaznaczamy wymagane obligatoryjnie zgody związane z regulaminem, polityką prywatności oraz klauzulą informacyjną w zakresie ochrony danych osobowych.

 

 

 

 

Wysłanie formularzy i innych dokumentów wypełnianych, drukowanych, podpisanych i wysyłanych elektronicznie i papierowo powoduje uruchamianie działań wykonywanych przez osoby pracujące nad poprawnością procedur. To zaś powoduje potrzebę uzbrojenia się w cierpliwość i czekania do chwili uzyskania akceptacji albo odrzucenia rejestracji.

---

Krok 2. Uzupełnienie dokumentów rejestracyjnych celem weryfikacji prawa przedsiębiorcy do refundacji 75% kosztów usługi.

 

Rysunek obok ukazuje obraz okna informacyjnego w procesie rejestracyjnym. Ramka pokazuje pokazuje dokumenty, które należy wypełnić, wydrukować, podpisać i wysłać w wersji elektronicznej oraz tożsamej papierowej na adres:

Wyższa Szkoła Informatyki i Zarządzania z siedzibą w Rzeszowie,

ul. Sucharskiego 2, 35-225 Rzeszów

Można także dostarczyć dokumenty osobiście i złożyć w pokoju podawczym.

Linki do wspomnianych formularzy są dostępne poniżej tabeli, poniżej pola zawierającego linki do logowania albo rejestracji.

(Pola otoczone niebieską ramką zawiera przyciski linkujące do formularzy, które należy wypełnić. Kolorem szarym oznaczono linki do dokumentów organizacyjnych. Zaś kolorem zielonym przycisk linkujący do pakietu dokumentów wymaganych do podpisania umowy refundacji.

---

Krok 3. Nawiązanie kontaktu odbiorcy usługi (OU) z dostawcą usługi (DU) w celu ustalenia zasad jej realizacji.

Na platformie PPWB znajduje się mechanizm do prowadzenia korespondencji pomiędzy odbiorcą a dostawcą usługi. Jest to przestrzeń monitorowana do prowadzenia negocjacji i wypracowywania ostatecznych ustaleń pomiędzy stronami. Na tym etapie PPWB nie uczestniczy w kontaktach. Pojawia się dopiero po ustaleniu parametrów usługi i zakomunikowaniu ostatecznej propozycji odbiorcy usługi.

Należy pamiętać, żeby da dobra zamierzonego działania zadbać o jakość dokumentacji. Dotyczy to zarówno merytorycznych zapisów w umowie, ale także szczegółów takich jak data rozpoczęcia realizacji usługi i data jej zakończenia. Zwłaszcza pierwsza z tych dat musi być taka sama w umowie i zgłoszeniu usługi do dofinansowania.

---

Krok 4. Podpisanie umowy dofinansowania pomiędzy PPWB a odbiorcą usługi.

MŚP składa do PPWB wypełnione formularze z pakietu wymaganych dokumentów, które zostaną poddane wnikliwej analizie formalnej przez osoby merytorycznie odpowiedzialne za poprawne przeprowadzenie procedur. Po uzyskaniu pozytywnego rezultatu analizy formalnej Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego (UMWP) i odbiorca usługi (OU) podpisują umowę dofinansowania.

Ten krok wymaga wyjątkowej staranności. Trzeba mieć na uwadze, że komisje prowadzące analizy nie działają w czasie rzeczywistym, że spotykają się według określonego harmonogramu, przez co potrzeba czasu, żeby zrealizować procedury analityczne. UMWP, którego pracownicy prowadzą działania formalne ma na ich przeprowadzenie czas do miesiąca. Dodatkowo, jeśli po drodze wystąpią błędy w dokumentach, po złożeniu poprawek czas miesiąca na przeprowadzenie działań formalnych zaczyna biec od początku. Dlatego warto, zanim się złoży wypełnione dokumenty wnikliwie je samemu przeanalizować i/lub skonsultować tak, żeby złożyć dokumenty w pewnej formule.

---

Krok 5. Realizacja usługi „Optymalizacja ochrony danych osobowych”.

Na tym etapie dostawca usługi (DU) prowadzi w uzgodnieniu z odbiorcą usługi (OU) planowe czynności właściwe dla konkretnego etapu realizacji umowy. Na koniec przekazywana jest dokumentacja i odbywa się procedura wdrożenia według zapisanego programu. Ostatnim etapem jest wystawienie faktury za zrealizowaną usługę.

---

Krok 6. Refinansowanie.

Odbiorca usługi (OU) realizuje płatność za fakturę wystawioną przez dostawcę usługi, potwierdza przelanie pieniędzy do DU, a następnie kopie potwierdzone za zgodność potwierdzenia przelewu, faktury oraz pozostałych wymaganych dokumentów rozliczeniowych przedkłada w UMWP do weryfikacji. Ostatnim etapem jest przelew z UMWP na konto OU kwoty 75% wartości faktury za usługę jako refundacji poniesionego kosztu.

I na tym koniec: ZROBIONE – ZAPŁACONE – ZREFINANSOWANE!!!